1ログインとダッシュボード
まずは管理画面にログインし、全体の画面構成を確認します。
まだアカウント登録がお済みでない方はこちら(新規アカウント登録の手順)をご覧ください。
1-1. ログインする
ブラウザでログインページを開くと、メールアドレス と パスワード の入力欄が表示されます。パスワードが分からなくなったときは パスワードをお忘れの方 から再設定できます。
発行されているメールアドレスとパスワードを入力し、ログイン ボタンを押します。
ログインしていない状態で予約ページなどのリンクを開いた場合は、ログイン後にそのページへ自動で戻ります。
1-2. ダッシュボードの見かた
スマートフォンでは、ダッシュボードによく使う入口がタイルで並びます。パソコン版のような集計カードは表示されません。
| タイル | 移動先 |
|---|---|
| 未チェックイン／未チェックアウト | チェックインまたはチェックアウトが済んでいない予約の件数が、タイル右上の赤いバッジに表示されます。放置している予約に気づくためのタイルです。 |
| 本日の点検記録 | 本日分の点検記録が 済 か 未 かをタイル右上に表示します。飼養施設をお持ちの店舗向けです。 |
| カレンダー | 予約カレンダー。その日の予約を確認します。 |
| チェックイン/アウト | 本日チェックイン・チェックアウト予定の一覧。受け渡し時はここが起点になります。 |
| 顧客登録 | 顧客の新規登録フォーム。 |
| 点検記録作成 | 飼養施設の点検記録の作成フォーム。飼養施設をお持ちの店舗にのみ表示されます。 |
タイルの上部には 全体 / 個別オフィス の切替トグルが表示される場合があります。全体 を選ぶと、画面上部に「全店舗表示中」のバッジが表示され、全店舗の合算データが表示されます。
このトグルは、全オフィスへのアクセス権を持つスタッフ（オーナーを含む）にのみ表示されます。配属が特定のオフィスに限定されているスタッフには表示されず、常に自分の配属オフィスのデータのみが表示されます。
1-3. メニューを開く
顧客・動物・法定帳簿・設定などタイルにない機能は、画面左上のアイコン(Toggle Sidebar)を押して開くメニューから移動します。
上から ダッシュボード／顧客／動物／予約／カレンダーインポート／点検記録作成、続いて 法定帳簿(開くと 点検記録／取引記録 が表示されます)、管理者向けの 設定／店舗情報／スタッフ管理／フィールド設定／顧客向け報告書設定 が並びます。いちばん下には、全スタッフが使える 通知設定 と、この 操作マニュアル があります。上部の店舗名は店舗の切り替えです。
点検記録作成 は飼養施設をお持ちの店舗にのみ表示されます。管理 のグループ(設定〜顧客向け報告書設定)は管理者にのみ表示されます。
スマートフォンのブラウザで開いていると、「ホーム画面に追加すると、アプリのように使えます」という案内が表示されることがあります。iPhone では共有ボタンから「ホーム画面に追加」を、Android ではブラウザのメニューから「ホーム画面に追加」→「インストール」を選びます。
1-4. チェックイン/アウト画面
チェックイン/アウト タイルを押すと、本日チェックイン予定 と 本日チェックアウト予定 が分かれて表示されます。スマートフォンで受け渡し対応をするときは、この画面から直接操作するのがいちばん早い方法です。
2顧客を登録する
新しいお客様のご利用が決まったら、まず顧客情報を登録します。
2-1. 顧客一覧を開く
メニューの 顧客 を押すと顧客管理の一覧が開きます。氏名・ふりがな・種別・電話・動物頭数・登録日 が一覧で確認でき、新規登録は 新規作成 から行います。
2-2. 顧客情報を入力する
顧客の新規登録 画面が開きます。* が付いている 氏名 のみ必須で、それ以外は分かる範囲で入力すれば登録できます。
| 項目 | 入力内容 |
|---|---|
| 氏名 * | お客様のお名前。必須項目です。 |
| ふりがな | ひらがなで入力します。一覧はふりがな順に並ぶため、入力しておくと探しやすくなります。 |
| 種別 | 個人／業者／譲受元 から選びます。通常のお客様は 個人 です。 |
| 電話番号／メール | ご連絡先。 |
| 郵便番号／住所 | 郵便番号を入れて 住所検索 を押すと住所を補完できます。 |
| 登録日 | 初期値は本日です。変更するときは欄を押すと日付ピッカーが開きます。年と月はプルダウンで選べるため、過去の日付も少ない操作で入力できます。 |
入力するとこのようになります。内容を確認したら 登録する を押します。
2-3. 登録内容を確認する
登録が完了すると顧客の詳細画面へ移動します。この画面の 動物を追加 からそのまま動物登録に進むこともできます。
この顧客を削除 は管理者にのみ表示されます。確認ダイアログに「この顧客情報は削除されます。この操作は取り消せません。」と表示されるとおり、削除した顧客を復元する機能はありません。登録動物がいる顧客や、進行中・予約済みの予約がある顧客は削除できません。
3動物を登録する
お預かりする子の情報を登録します。予約を作るには動物の登録が必要です。
3-1. 動物一覧を開く
メニューの 動物 を押すと動物管理の一覧が開きます。名前・種別・品種・性別・不妊去勢・生年月日・飼い主・状態 が並び、動物を追加 から新規登録します。
動物詳細の 削除 は管理者にのみ表示され、進行中・予約済みの予約がある動物は削除できません。削除した動物は一覧から消えますが、削除済みを含む を選ぶと 削除済み のバッジ付きで表示され、詳細画面の 復元(管理者のみ)で元に戻せます。なお、顧客は削除すると復元できません(2-3 参照)。
3-2. 基本情報を入力する
必須項目は 飼い主・動物種・名前 の3つです。飼い主 は 顧客を選択 を押すと検索窓が開くので、氏名またはふりがなで絞り込んで選びます。
動物種 は 犬／猫／うさぎ／鳥／小動物／爬虫類／その他 から選びます。選んだ動物種に応じて、下部に専用の入力欄(犬の場合は 品種を選択・サイズ・狂犬病登録番号・混合ワクチン種別・かかりつけ医・トイレ・食事・散歩 など)が表示されます。
生年月日・所有開始日 などの日付欄は、押すとカレンダーが開き、年と月をプルダウンで選べます。
フォーム下部の 危険行動・健康上の注意 にチェックを入れると、予約画面や予約詳細に注意書きが表示されます。アレルギーや噛み癖など、スタッフ全員で共有したい情報はここに登録してください。
登録する を押すと保存され、動物の詳細画面へ移動します。同じ飼い主でもう一頭続けて登録したいときは 保存してこの顧客のもう一頭を登録 が便利です。
4宿泊予約を作成する
ペットホテルのご予約(宿泊)を登録します。
4-1. 予約カレンダーを開く
ダッシュボードの カレンダー タイル、またはメニューの 予約 からカレンダーを開きます。スマートフォンでは 日 表示が既定で、切り替えは 月／日 の2種類です(パソコン版にある週表示はありません)。上部に滞在中の予約、下に時間帯ごとの予定が並びます。
カレンダー上の予約には、状態に応じたアイコンが付きます。予定(予約済み)は時計、進行中(利用中)はドア、完了 はチェックの付いた丸のアイコンです。キャンセルされた予約と、相談・取込の仮予約にはアイコンは付きません。
特定のオフィスに配属されているスタッフには、自分の配属オフィスの予約のみが表示されます。他のオフィスの予約に直接アクセスしようとすると、ページが表示されない(エラー)状態になります。「見えていたはずの予約が見えない」場合は、配属オフィスが変更されていないか管理者に確認してください。
4-2. 予約の種別を選ぶ
新規予約 を押すと種別の選択画面が開きます。保管業でお使いいただくのは 保管サービス のグループです。
| 種別 | 用途 |
|---|---|
| 宿泊 | 複数日にわたる宿泊預かり(保管) |
| 日帰り | 日帰りの日中預かり(保管) |
| トリミング | トリミング・短時間のサロン利用(保管) |
| 訪問 | 顧客宅への訪問シッター(保管・施設なし)。繰り返し入力に対応 |
| 事前面談 | 保管・訓練どちらの利用でも可能な事前面談・下見 |
ここでは 宿泊 を選びます。
4-3. 予約内容を入力する
宿泊 の予約フォームが開きます。必須項目は 顧客・動物・開始日時・終了日時 です。顧客を選択 でお客様を選ぶと、その方に登録されている動物がチェックボックスで表示されます。
開始日時／終了日時 はそれぞれ 日時を選択 を押すとカレンダーが開きます。日付をクリックし、下部の時刻欄を合わせてから 確定 を押します。月の移動はカレンダー上部の <／> で行います。
タイトル・備考 は任意です。フードの持参有無やお散歩のご希望など、当日スタッフが見て分かる内容を書いておくと引き継ぎがスムーズです。担当スタッフ も任意ですが、指定しておくと一覧で絞り込めます。
お問い合わせ段階でまだ確定していない場合は 仮予約として登録 にチェックを入れます。カレンダー・一覧で仮予約として区別され、後から確定に変更できます。
登録後に予約を編集して動物を外すとき、その動物にチェックイン・チェックアウト時の記録などの入力済みの内容があると、動物を予約から外します という確認ダイアログが開きます。外すと入力済みの内容は削除されて元に戻せないため、内容を確認して 外して保存 か 戻る を選んでください。削除済みの動物は、予約フォームの動物欄に (削除済み) と表示されます。
登録すると予約の詳細画面が開きます。ステータス は 予定 です。
5チェックインする
お客様が動物をお預けに来られたら、予約をチェックイン済みにします。
スマートフォンでは、ダッシュボードの チェックイン/アウト から本日分の予約を開くのがいちばん簡単です。本日チェックイン予定 に並んだ予約の チェックイン を押します。
予約詳細を開いて上部の チェックイン を押しても同じ操作ができます。
確認のダイアログが開くので、内容を確認して 実行する を押します。記録する時刻を後から手入力したい場合は 時刻を指定する にチェックを入れてください(チェックを入れない場合はボタンを押した時刻が記録されます)。
チェックインが完了すると ステータス が 進行中 に変わり、チェックイン / アウト 欄にチェックイン日時が記録されます。ボタンは チェックアウト に切り替わります。
チェックインを忘れている予約があると、予約一覧の上部に 未チェックインの予約があります として一覧表示されます。
6チェックアウトする
お迎えが済んだら、チェックアウトして予約を完了にします。
予約詳細の チェックアウト を押すとダイアログが開きます。チェックインのときと異なり、以下の2つを記録できます。
- 法令遵守：動物愛護管理法上の遵守状況。通常は 遵守 のままで構いません。
- 対応担当者：お返しの対応をしたスタッフ。ログイン中のスタッフが初期表示されます。
内容を確認して 実行する を押します。
顧客向け報告書類を作成する を有効にしている場合、実行する を押した直後に 顧客向け報告書 のダイアログが自動で開きます。この場で入力してお渡しできます。後で入力する場合は スキップ を押して閉じてください(予約詳細からいつでも再開できます)。
7顧客向け報告書を作成・発行する
お預かり中の様子をまとめ、お客様にお渡しする文面として発行します。
7-1. 内容を入力する
ダイアログ上部のタブで報告書の種類(トリミング／ペットホテル／トレーナー／その他)を選びます。宿泊のお預かりであれば ペットホテル を選びます。チェックイン日時・チェックアウト日時・顧客名 は予約の情報から自動で入ります。
入力項目は種類ごとに設定されており、標準では次のような構成です。
| 欄 | 内容 |
|---|---|
| 気になったこと | 体調や食欲など、飼い主様にお伝えしたい気付き。 |
| その他備考 | 実施したケアや次回のご案内など。 |
| 受領金額 | 料金。 |
| 動物ごとの記入 | お預かりした子ごとに ペット名・滞在時の様子 を記入します。複数頭のときは頭数分の欄が並びます。 |
ペットホテル では 滞在時の様子(例：お預かり中の過ごし方)を記入します。トレーナー の報告書では同じ位置が 訓練内容 になります。
7-2. 発行を確定する
内容が固まったら 発行を確定する を押します。タブの右に 発行済み のバッジが付き、ボタンは 再発行する に変わります。
7-3. 発行した文面をお客様にお渡しする
発行時の文面を見る を押すと、発行した時点で確定した文面が表示されます。コピー を押すと文面をそのままコピーできるので、メールやメッセージアプリに貼り付けてお渡しできます。
発行時点の内容 は発行した瞬間の文面が保存されたものです。お渡しした内容を後から確認したいときはここを開いてください。文面を差し替えたい場合は 再発行する を押します。
予約詳細に戻ると ステータス は 完了 になっています。報告書を入力済みの予約では、ボタンが 報告書を編集 に変わり、いつでも内容を開き直せます。
8点検記録を作成する
飼養施設の日常点検は、ダッシュボードから1件ずつ記録します。
メニューの 法定帳簿 → 取引記録 で取引状況記録台帳を確認できます。PDF出力 を押すと 様式を選択 のダイアログが開き、標準様式 と 川崎市様式(参考) から選べます。川崎市様式(参考) は、提出・閲覧に使う前に管轄の自治体へ様式をご確認ください。予約を伴わない取引は 取引を記録 から手入力でき、関連動物 は必須です。詳しくはパソコン版マニュアル 8-1をご覧ください。
8-1. 点検記録作成タイルを開く
ダッシュボードのクイックアクションから 点検記録作成 を押すと、点検の記録フォームが開きます。このタイルは飼養施設をお持ちの店舗にのみ表示されます。
8-2. 基本情報を入力する
複数の業種を営んでいる店舗では 業種 を選びます(業種が1つの店舗では自動で決まります)。点検日・点検時刻 は初期値として現在日時が入ります。点検日 は今日以前の日付のみ選べます(未来日は選べません)。担当者 にはログイン中のスタッフが初期表示されます。
8-3. 実施した点検項目をチェックする
清掃・消毒・飼養施設点検・動物頭数確認・動物状況確認 の5項目から、実施したものにチェックを入れます。全部チェック・全部解除 ボタンでまとめて操作できます。少なくとも1項目は実施済みにする必要があります。
実施した項目に異常があった場合は、下の 異常があった項目 で同じ項目にチェックを入れると、詳細を記入する欄が表示されます。
8-4. メモを入力して作成する
メモ(任意) には、複数項目にまたがる異常や、その他の特記事項を自由に記入できます。入力を終えたら 作成する を押します。
作成すると「作成しました」という通知とともに点検記録台帳の一覧へ戻ります。取引状況記録台帳と同様に、点検記録台帳の詳しい見方(フィルタ・CSV/PDF出力)は管理者向けマニュアルをご確認ください。
9報告書テンプレートを設定する
お客様にお渡しする報告書の項目は、店舗ごとに自由に調整できます。
設定 にある 顧客向け報告書類を作成する をオンにし、作成する報告書の種類 にチェックを入れて 保存 してください。有効にしていない場合、テンプレート設定画面には「機能が無効です」と表示され、チェックアウト時の報告書入力も表示されません。
顧客向け報告書設定 を開くと 報告書テンプレート設定 が表示されます。上部の 設定スコープ で、店舗個別 と テナント全体 のどちらを編集するかを切り替えます。店舗個別の設定は、テナント全体のデフォルト設定より優先されます。
その下の 報告書の種類 タブで、設定したい種類を選びます。保管業では ペットホテル を使うことが多くなります。 標準項目 は最初から用意されている項目で、項目の削除や型の変更はできませんが、項目名・表示/非表示・必須/任意を変更できます。変更した項目には 上書き設定 の表示が付きます。
独自の項目を足したいときは、画面下部の カスタム項目 にある 項目を追加する から、項目名と型(一行テキスト・複数行テキスト・数値・チェックボックス・日時など)を決めて追加します。
項目一覧に 動物ごと と表示されているものは、報告書の中でお預かりした子の頭数分だけ繰り返し入力する項目です。ペット名 や 滞在時の様子 がこれにあたります。